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Le conseil syndical, pour ceux qui veulent s'impliquer !


  Un conseil obligatoire, sauf si…

La mise en place du Conseil syndical est une obligation dans chaque copropriété, sauf si l'assemblée générale décide de ne pas en instituer. Elle devra alors le faire à la majorité de tous les copropriétaires représentant au moins les deux tiers des voix, ce que l'on appelle la double majorité.

Les modalités de fonctionnement du conseil syndical : nombre de membres (au moins trois), durée du mandat (au maximum trois ans, renouvelables), convocation et tenue des réunions du conseil, règles de majorité lorsque le conseil rend un avis, … sont en principe fixées par le règlement de copropriété. A défaut, c'est à l'assemblée générale qu'il revient de les fixer, à la majorité de l'article 25. En règle générale, sauf dans les grandes copropriétés, le conseil syndical sera composé de trois membres titulaires, et éventuellement de 3 suppléants. Il est toujours préférable de prévoir un nombre impair de membres, afin qu'une majorité puisse se dégager.

Afin d'éviter tout conflit d'intérêt, ne peuvent en aucun cas faire partie du conseil syndical ni le syndic, ni son conjoint, ni ses ascendants, descendants ou préposés (notamment ses salariés). Mais rien n'empêche évidemment le syndic, sur demande du conseil syndical ou sur sa demande, d'être présent à une de ses réunions, pour débattre ou expliquer un point particulier. Il en est de même pour tout copropriétaire qui peut être invité par le conseil syndical à participer à une de ses réunions.


  Un mandat de 3 ans

Les membres du conseil sont choisis par les copropriétaires, parmi eux. Ils sont élus pour 3 ans au maximum (renouvelables), à la majorité des voix de tous les copropriétaires (sur ce point, se reporter aux règles de majorité). L'assemblée peut élire des membres titulaires, et le cas échéant des membres suppléants.

Si vous avez été élu au conseil syndical, rien ne vous empêche de démissionner en cours de mandat. De son côté, l'assemblée générale, statuant à la majorité des voix et de tous les copropriétaires, peut prononcer, à tout moment au cours du mandat, la révocation d'un membre du conseil syndical. Et si le quart des sièges devient vacant, il faudra procéder à la réélection du conseil.

Lorsque l'assemblée générale n'arrive pas à élire de conseil syndical, sans pour autant décider de ne pas en instituer, tout copropriétaire, ou le syndic, peut saisir le président du tribunal de grande instance afin qu'il procède, avec leur accord, à la désignation des membres du conseil. Evidemment, si personne n'est candidat, le président du TGI se contentera de constater l'impossibilité d'instituer ce conseil. Et l'affaire en restera là jusqu'à ce qu'une prochaine AG trouve des candidats et les élise. Sachant que l'absence de conseil constitue un handicap (il manque un relais entre les copropriétaires et le syndic), mais n'empêche évidemment pas la copropriété de fonctionner normalement.

Une fois élus, les membres du conseil syndical doivent élire un président, à qui la loi confère des pouvoirs particuliers. Il pourra ainsi, si les circonstances l'exigent :
- procéder à la convocation de l'assemblée générale, en cas de défaillance du syndic ou de refus de sa part de procéder à cette convocation, après mise en demeure restée vaine pendant au moins 8 jours ;
- en cas de changement de syndic, contraindre en justice l'ancien syndic à transmettre au nouveau les archives du syndicat des copropriétaires, là encore après qu'une mise en demeure soit restée sans effet.
Plus généralement, du fait de sa fonction, le président du conseil syndical est, au quotidien, le principal interlocuteur du syndic et le relais naturel entre ce dernier et les copropriétaires.


  Une fonction bénévole

Les fonctions de membre du conseil syndical sont bénévoles, et ne donnent donc lieu à aucune rémunération. Si les membres du conseil syndical font l'avance de frais pour exercer leur mission, ils seront remboursés sur le budget de la copropriété, sous réserve que le règlement de copropriété ou l'assemblée générale ait prévu cette possibilité : donc il ne faut pas hésiter, avant d'engager des frais, à relire le règlement de copropriété ou à se renseigner directement auprès du syndic pour savoir selon quelles modalités ils seront remboursés.


  Une mission d'assistance et de contrôle

Aux termes de la loi, le conseil syndical a pour mission d'assister le syndic et de contrôler sa gestion. Au titre de cette double mission, il peut ainsi :

  • donner son avis au syndic ou à l'assemblée générale sur toutes les questions qui peuvent intéresser la copropriété, qu'il soit consulté sur ces questions ou qu'il s'en saisisse lui-même. Le conseil syndical pourra ainsi être amené son avis sur le choix du personnel ou de l'entreprise chargés du service de l'immeuble (concierge, gardien, …), la présentation comptable des recettes et dépenses du syndicat, le choix des entreprises appelées à réaliser les travaux décidés par l'assemblée générale, l'examen des devis fournis par ces entreprises, etc ;


  • émettre un avis sur les contrats et marchés passés par le syndic au nom de la copropriété. Sa consultation par le syndic est même obligatoire dès que le contrat ou le marché dépasse un certain seuil fixé par l'assemblée générale (si aucun seuil n'est fixé, il doit être consulté sur tous les contrats) : attention, l'avis qui est demandé au conseil n'a aucune force obligatoire à l'égard du syndic, mais ce dernier, s'il ne le suit pas, a tout intérêt à disposer de solides arguments pour expliquer son choix ;


  • contrôler la comptabilité du syndicat (tenue par le syndic), la répartition des dépenses, les conditions dans lesquelles sont passés et exécutés les marchés et tous autres contrats, ainsi que l'élaboration du budget prévisionnel dont il suit l'exécution ;


  • donner un avis lorsque le syndic décide de faire réaliser des travaux urgents, sans avoir consulté au préalable l'assemblée générale.


Le conseil peut également agir au nom de la copropriété, à condition d'être mandaté par l'assemblée générale, dans le cadre des décisions qui peuvent être prises à la majorité des copropriétaires présents ou représentés (voir majorité) : le conseil pourra ainsi par exemple être mandaté pour choisir, au nom des copropriétaires, une entreprise devant effectuer des travaux dans l'immeuble.

Enfin, un (ou plusieurs) membres du conseil syndical, spécialement habilité par ce dernier, peut prendre connaissance et copie, au bureau du syndic, de toutes les pièces ou documents se rapportant à la gestion du syndic et, plus généralement, à l'administration de la copropriété (factures, contrats, livres de comptes, …) ; il peut également, avant la réunion de l'assemblée générale, examiner les pièces justificatives des charges de l'immeuble. Bien entendu, sous réserve d'en être averti à l'avance, le syndic ne peut refuser de communiquer les pièces et documents qui lui sont demandés.

Pour exercer ses missions, le conseil syndical peut se faire assister par tout technicien de son choix (architecte, expert comptable, …), dont la rémunération sera prise en charge par la copropriété. Avant d'engager des frais, il faut toutefois s'assurer que le règlement de copropriété, éventuellement complété sur ce point par une décision de l'assemblée générale, fixe les conditions de paiement des honoraires des techniciens auxquels il sera fait appel.


  Quelques astuces pour un conseil efficace

L'expérience montre que la présence d'un conseil syndical jouant pleinement son rôle est un gage de bonne gestion de la copropriété, de l'existence d'un dialogue et d'un climat de confiance entre les copropriétaires et leur syndic. Car, avant tout, le conseil syndical constitue un relais entre les copropriétaires et leur syndic. Voici quelques astuces pour donner à ce conseil son maximum d'efficacité :

  • prévoir dans le budget de la copropriété, adopté en AG, une somme affectée au fonctionnement du conseil syndical, par exemple pour permettre le recours à des techniciens qualifiés ;


  • garder les traces écrites des avis rendus par le conseil, par exemple dans un registre conservé par le président du conseil ;


  • si possible, faire en sorte que soient élus au conseil syndical des copropriétaires ayant des compétences complémentaires (juriste, comptable, entrepreneur, …) ;


  • prévoir, le cas échéant, une représentation de toutes les catégories de copropriétaires : copropriétaires occupants, copropriétaires bailleurs, copropriétaires de locaux commerciaux, …


Enfin, afin que le conseil, et à travers lui les copropriétaires, soit réellement associé à la vie de l'immeuble, il peut tout à faire être prévu qu'il établisse, conjointement avec le syndic, l'ordre du jour des assemblées générales, qu'il soit associé à l'élaboration du budget prévisionnel, et qu'il présente, au début de chaque assemblée générale, un rapport sur la gestion de la copropriété et son activité au cours de l'année écoulée.

Le conseil syndical ne doit pas s'aventurer hors des compétences que lui reconnaît la loi, même avec l'accord de l'assemblée générale (les décisions en ce sens seraient annulées par les tribunaux). Ainsi, il ne lui appartient pas de nommer le syndic, d'approuver ses comptes, etc. : en clair, il ne doit en aucun cas se substituer à l'assemblée générale des copropriétaires, ou au syndic.


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