L'AG, l'endroit où il faut être !

La convocation

Comment se déroule l'assemblée ?

Contester une décision

La convocation

Qui doit en prendre l'initiative ?

C'est évidemment en premier lieu au syndic qu'il appartient, au moins une fois par an, de convoquer l'assemblée générale des copropriétaires. Il peut même procéder à cette convocation dès qu'il le juge nécessaire, sans avoir à attendre l'écoulement d'un délai d'un an entre deux AG.

Mais le syndic n'est pas le seul à pouvoir être à l'initiative de la convocation d'une assemblée générale : le conseil syndical, s'il existe, ou un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix (voire moins si le règlement de copropriété le prévoit) peut demander au syndic la convocation d'une AG, en joignant à cette demande l'ordre du jour projeté. Cette demande doit être faite par lettre recommandée avec AR. En cas de refus ou de non réponse du syndic, le président du conseil syndical aura la possibilité de convoquer lui-même l'assemblée générale. Et si lui-même ne s'exécute pas, tout copropriétaire pourra demander au tribunal une habilitation pour convoquer lui-même cette assemblée. Il faut savoir que ces dispositions, si elles sont prévues par la loi, sont rarement utilisées en pratique, sauf dans les copropriétés en difficulté, ou dans celles ou existe une situation de blocage total entre les copropriétaires et leur syndic.

De toute façon, le syndic doit, dès lors que la demande lui en est faite dans les conditions légales, convoquer l'assemblée générale, sous peine de voir sa responsabilité engagée.

Aucune décision de la copropriété ne peut être prise en dehors d'une assemblée générale. Ainsi, une consultation écrite, même si elle recueille l'accord de la majorité des copropriétaires, voire même de la totalité, n'aurait aucune valeur.

Selon quelles modalités ?

La convocation à l'AG doit être adressée à tous les copropriétaires, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception. Elle peut également vous être remise en mains propres contre signature d'un récépissé : cette modalité est souvent utilisée dans les immeubles qui sont pourvus d'un concierge ou d'un gardien qui se charge alors de cette formalité.

Tous les copropriétaires, sans aucune restriction, ont le droit de participer à l'assemblée générale et doivent donc y être convoqués. En revanche, participer à l'AG n'est jamais une obligation : mais comme il s'agit d'un des moments clés dans la vie de la copropriété, mieux vaut y être présent si l'on veut peser sur les décisions qui seront prises. N'oubliez pas en effet que dès lors que la majorité requise est réunie, la décision sera valable, même si certains copropriétaires ne sont ni présents ni représentés.

La convocation doit être adressée à chacun des copropriétaires, qu'il soit ou non concerné par les questions inscrites à l'ordre du jour, au moins 15 jours avant la date de la réunion, sauf si le règlement de copropriété prévoit un délai plus long. Mais s'il y a urgence, le syndic peut (et doit) convoquer une assemblée sans délai : ce sera le cas par exemple en cas de menace de rupture d'une canalisation dans l'immeuble, ou de risque de panne de la chaudière en plein hiver. D'ailleurs dans de telles situations, le syndic a l'obligation de faire procéder immédiatement aux travaux d'urgence nécessaires à la sauvegarde de l'immeuble, sans attendre la réunion de l'AG.

L'AG doit en principe se dérouler dans la commune ou est située l'immeuble. Dans les petites copropriétés, il n'est pas rare qu'elle se tienne dans l'appartement d'un des copropriétaires, mais elle peut aussi se tenir dans les bureaux du syndic ou dans une salle réservée à cet effet. Quand au jour de la réunion, même s'il s'agit en principe d'un jour de la semaine, rien n'interdit que l'AG soit fixée un jour férié, voire même un dimanche.

Un contenu obligatoire, sous peine de nullité

Afin que vous soyez parfaitement au courant des questions qui seront débattues à l'occasion de l'AG, la convocation qui vous est adressée doit contenir un certain nombre de précisions obligatoires :

l'indication du lieu, de la date et de l'heure de la réunion ;

l'indication de l'ordre du jour de l'assemblée ;

les modalités de consultation des pièces justificatives des charges de copropriété, lorsque l'AG doit statuer sur les comptes.

En fonction des questions inscrites à l'ordre du jour, la convocation devra être obligatoirement accompagnée des documents qui vous permettront de vous décider en connaissance de cause. Il pourra s'agir par exemple de documents comptables (situation de trésorerie, solde du compte du syndicat, compte des recettes et des dépenses, ...) lorsque l'AG aura à approuver les comptes de l'année écoulée, de ces documents et du budget prévisionnel lorsqu'elle sera appelée à votre les crédits du prochain exercice, des devis des entreprises sollicitées si elle doit voter certains travaux, de l'avis du Conseil syndical lorsque la question inscrite à l'ordre du jour le requiert, du projet de résolution lorsqu'elle est appelée à autoriser un copropriétaire à effectuer des travaux affectant les parties communes, etc.

Tout copropriétaire peut , une fois par an et pendant un jour au moins, consulter chez le syndic les pièces justificatives des charges de copropriété (factures, contrats de fourniture et d'exploitation en cours et leurs avenants, quantité consommée et prix unitaire ou forfaitaire de chacune des catégories de charges, etc.). Ce droit de consultation s'exerce dans le délai qui s'écoule entre la convocation de l'assemblée générale appelée à approuver les comptes et la tenue de celle-ci. Cette consultation se fait selon des modalités déterminées à l'occasion d'une précédente assemblée générale, ou d'un commun accord entre les copropriétaires intéressés et le syndic. Si vous voulez exercer ce droit que vous reconnait la loi, le plus simple est de prendre contact avec votre syndic, ou avec le président de votre conseil syndical.

L'ordre du jour de l'AG est établi par la personne qui procède à la convocation, c'est-à-dire en principe le syndic. La plupart du temps, bien que cela ne soit pas une obligation, celui-ci prend soin d'y associer le Conseil syndical, ou du moins son président. Si une question particulière vous intéresse, et qu'elle n'a pas été inscrite dans l'odre du jour initial, vous pouvez, dans le délai de 6 jours qui suit la convocation, demander au syndic, par lettre recommandée avec AR, son inscription pour l'assemblée générale à venir : c'est ce que l'on appelle l'ordre du jour "complémentaire". Votre question doit être formulée de façon précise (évitez les formules vagues) et accompagnée des documents éventuellement nécessaires (par exemple des devis si vous demandez une autorisation de faire des travaux) : si ces conditions sont remplies, le syndic sera obligé de donner suite à votre demande et donc de compléter l'ordre du jour initial. Il vous restera alors peut-être le plus difficile : obtenir de l'AG une décision qui corresponde à vos souhaits. Notez que l'ordre du jour complémentaire doit être adressé par le syndic, cinq jours au moins avant la date de l'assemblée, à tous les copropriétaires par lettre recommandée avec accusé de réception ou la remettre en mains propres contre récépissé.

L'AG ne peut prendre de décisions que sur les questions qui figurent dans l'ordre du jour. Attention, les questions doivent en outre être précises : cela signifie que l'AG ne peut prendre de décisions valables si leur libellé est trop vague ou imprécis, comme par exemple "questions diverses", ou encore "problèmes à règler sur les parties communes". Une discussion sur un sujet non inscrit ou trop vague est évidemment possible, mais aucune décision ne pourra être prise sur un tel sujet, sous risque d'être annulée.

Comment se déroule l'assemblée ?

Si vous n'avez jamais assisté à une AG de copropriété, vous serez peut être surpris, la première fois, des règles assez strictes auxquelles cette réunion doit répondre. L'objectif est évidemment de créer le maximum de transparence dans le processus qui conduit à l'adoption ou non des décisions soumises au vote. Voici les principales règles qui entourent la tenue de l'assemblée générale.

La feuille de présence. Ce document indique les nom et domicile de chacun des copropriétaires qui assiste à l'assemblée, ou le nom et le domicile de la personne qui, le cas échéant, représente tel ou tel copropriétaire. Doit aussi y figurer le nombre de voix dont dispose chaque copropriétaire présent ou représenté, nombre de voix qui, pour les charges dites générales correspond aux tantièmes attachés à son lot et pour celles dites spéciales est proportionnel à la part des dépenses dont il a la charge. Cette feuille de présence doit être signée par tous les participants à l'AG, être certifiée exacte par le président de l'assemblée et enfin être annexée au procès-verbal de la réunion. Sachez que si vous le désirez, vous pouvez en demander une copie au syndic, qui doit vous la délivrer.
Si vous participez à une AG de copropriété et que vous arrivez après le début ou que vous devez partir avant la fin (ou les deux !), prenez bien soin de faire noter sur la feuille de présence vos heures d'arrivée et de départ : le cas échéant, vous pourrez ainsi contester les décisions qui auront été prises en votre absence.

La désignation du président de séance. Chaque assemblée générale doit débuter par la désignation du président de séance, avant même de voter sur une quelconque autre question. Cette désignation est obligatoire ; elle se fait à la majorité simple. Le président, choisi parmi les copropriétaires, est chargé notamment de contrôler la validité des pouvoirs et de diriger les débats ; il peut être assisté par un bureau (secrétaires, scrutateurs, ...), ce qui est fréquent dans les grandes copropriétés, rare dans les petites. En règle générale, c'est le président du Conseil syndical qui assure la présidence de séance, mais ce n'est pas une obligation et tout copropriétaire qui le désire peut se porter candidat.
Le syndic (ou son conjoint ou l'un de ses employés) ne peut en aucun cas présider l'AG ; en revanche, il est de droit secrétaire de la séance, à moins que l'AG n'en décide autrement. A ce titre, c'est à lui que revient le soin de rédiger le procès-verbal original de la séance.

Les pouvoirs. Si vous ne pouvez pas assister à l'assemblée générale, vous pouvez vous y faire représenter par un mandataire, à qui vous allez déléguer votre droit de vote : dans la pratique, on parle de délégation de pouvoir. Ce mandataire peut être un copropriétaire de l'immeuble, mais ce n'est pas une obligation : vous pouvez donc tout à fait donner pouvoir à une personne extérieure à la copropriété (parent, ami, juriste professionnel, ...), mais jamais au syndic, à son conjoint ou à l'un de ses employés (s'il acceptait un mandat, l'assemblée pourrait être annulée !).
Afin d'éviter les abus, un même mandataire ne peut recevoir plus de trois mandats, sauf si le total de ses voix et de celles des personnes qui lui ont confié un pouvoir n'excède pas 5 % des voix de la copropriété. Ainsi par exemple, dans une copropriété qui comporte 10 000 tantièmes, un copropriétaire pourra recevoir plus de 3 mandats s'il dispose, au total, de moins de 500 millièmes.

La pratique des pouvoirs en blanc qui consiste à retourner au syndic un pouvoir, sans avoir indiqué dessus le nom du mandataire, n'est pas interdite, à condition que ces pouvoirs ne soient pas distribués par le syndic lui-même à des mandataires choisis par lui. Cela étant, si vous souhaitez faire un pouvoir en blanc, le plus simple est de l'adresser au syndic en lui demandant de le remettre au président du Conseil syndical, ou à un membre de ce conseil, qui se chargera lui-même de l'attribuer à l'un des participants de l'AG : vous pouvez en outre donner un caractère impératif à ce mandat (voir ci-dessous).

La délégation de pouvoirs n'est soumise à aucun formalisme particulier : elle doit simplement être écrite. En règle générale, pour éviter les pouvoirs mal libellés, les syndics prennent soin de joindre à la convocation à l'AG, un modèle type qu'il suffit de compléter et de confier à la personne qui va vous représenter.

Rien ne vous empêche de mentionner sur le pouvoir, que sur telle ou telle question, vous exigez que votre représentant votre pour, contre, ou s'abstienne : c'est ce que l'on appelle un mandat impératif. Sachez toutefois que si votre mandataire ne respecte pas votre consigne de vote, vous ne pourrez pas pour autant faire annuler la décision prise par l'AG. Raison de plus pour choisir un mandataire en qui vous avez toute confiance !

Le vote. Toutes les décisions prises en assemblée générale le sont à la suite d'un vote. Chaque copropriétaire a le droit de participer à ce vote, mais son poids dans la décision sera fonction de la quote-part des parties communes qui est attachée à son lot, c'est-à-dire du nombre de tantièmes (ou millièmes) qu'il détient. Ainsi, par exemple, celui qui a 312/10 000e disposera de 312 voix sur 10 000. Les règles de majorité applicables dépendent de l'importance des décisions à prendre.
Le vote peut se faire soit par écrit, soit à main levée, mais jamais à bulletin secret puisqu'il faut savoir quels sont les copropriétaires qui ont voté "pour", "contre" ou qui se sont abstenus. Le vote par correspondance est interdit, mais les copropriétaires qui ne peuvent se rendre à l'assemblée peuvent s'y faire représenter.

Afin d'éviter les abus de majorité, si un copropriétaire détient à lui seul la majorité à l'AG, ses voix sont réduites à la somme de celles des autres copropriétaires. Ainsi, dans une copropriété qui comprend 10 000 tantièmes, si un copropriétaire possède à lui seul 6 000 tantièmes (ce qui en laisse 4000 aux autres), ses voix seront réduites obligatoirement à 4 000 tantièmes. Lorsque cette réduction des voix est appliquée, il en est tenu compte pour le calcul des différentes majorités : dans notre exemple, le total des voix sera donc de 8 000 tantièmes, et non plus de 10 000.

Le procès-verbal. C'est le document capital de l'assemblée générale, puisqu'il doit préciser le texte de chaque délibération, indiquer le résultat de chaque vote, et préciser les noms des copropriétaires qui se sont opposés à la décision, de ceux qui n'ont pas pris part au vote et de ceux qui se sont abstenus. Si vous n'êtes pas d'accord sur la régularité d'une délibération, et que vous avez voté contre ou que vous vous êtes abstenu, vous pouvez également exiger que vos réserves soient mentionnées sur le procès-verbal : cela vous permettra par la suite de contester ces décisions.
Le procès-verbal original, c'est-à-dire celui qui est rédigé pendant l'AG, doit être signé par le président de séance, le secrétaire (en principe le syndic), et les membres du bureau s'il en a été désigné un. Le syndic doit tenir un registre sur lequel il reporte, les uns après les autres, les procès-verbaux des assemblées.

Contester une décision

Dans les deux mois qui suivent la tenue de l'AG, le syndic a l'obligation d'adresser aux copropriétaires opposants ou défaillants (ceux qui n'étaient ni présents ni représentés) le procès-verbal de l'AG. Cet envoi doit se faire par lettre recommandée avec accusé de réception et doit reproduire les extraits de l'article 42 de la loi du 10 juillet 1965 qui précisent les conditions et délais pour contester les décisions prises. Dans les faits, le syndic adresse une copie du PV d'assemblée générale à tous les copropriétaires sans exception, ce qui permet à chacun de garder une trace précise des décisions qui ont été prises.

A compter de cet envoi, les copropriétaires défaillants ou opposants ont deux mois pour demander l'annulation d'une décision ou de la totalité de l'AG : au-delà, ces décisions deviennent définitives. Les tribunaux admettent également les actions intentées par des copropriétaires abstentionnistes, à condition qu'ils aient formulé des réserves expresses, mentionnées dans le procès-verbal de l'AG. Attention, si vous n'avez pas été convoqué à l'AG, ou si le procès-verbal ne vous a pas été adressé dans les formes voulues, le délai de deux mois ne vous sera pas opposable.

L'action en nullité doit être intentée devant le tribunal de grande instance du lieu de situation de l'immeuble. Elle peut être fondée sur de très nombreux motifs (non-respect des règles de convocation, de majorité, ..., pouvoirs donnés au syndic, désignation du syndic en tant que président de séance, cumul de mandats au-delà des limites autorisées par la loi, vote sur une résolution qui ne figurait pas à l'ordre du jour, etc.). Pourtant, comme il s'agit d'une procédure assez lourde à mettre en oeuvre, qui peut être longue et coûteuse puisque l'assistance d'un avocat est obligatoire, et dont le résultat n'est jamais certain à l'avance, il vaut mieux n'utiliser cette voie de recours que lorsque le préjudice est réel.

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